Zasady zaokrąglania kwot przy rozliczaniu podatku VAT

Wśród obowiązków podatników VAT czynnych należy wymienić m.in. prowadzenie ewidencji sprzedaży, ewidencji zakupu, a także wystawianie faktur i składanie deklaracji dla potrzeb podatku VAT. W praktyce podatnicy często mają problemy z właściwym zaokrąglaniem kwot wykazywanych na dokumentach związanych z rozliczaniem tego podatku. Zasady zaokrągleń, jakie stosuje się rozliczając podatek VAT wynikają z dwóch aktów prawnych, a mianowicie z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), czyli ustawy ogólnej, odnoszącej się do wszystkich podatków oraz z rozporządzenia w sprawie faktur.

1. Jakie wartości wpisuje się na fakturach i w ewidencjach VAT?

Szczegółowe zasady wystawiania faktur określa rozporządzenie w sprawie faktur. Zgodnie z treścią § 5 ust. 7 tego rozporządzenia, kwoty wykazane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

Zatem zasadą jest, że na wystawianych fakturach nie zaokrągla się kwot w niej wykazywanych do pełnych złotych.

Podstawą wpisu do rejestrów (sprzedaży i zakupów) prowadzonych na potrzeby VAT są wystawiane i otrzymywane przez podatnika faktury. Ponieważ kwoty wykazywane na fakturach na mocy rozporządzenia w sprawie faktur zaokrąglane są do pełnych groszy, to w konsekwencji w ewidencjach dotyczących rozliczania podatku VAT wszelkie wartości także wykazywane są z dokładnością do 1 grosza.

2. Zaokrąglenia kwot w deklaracjach VAT

Aby określić prawidłową wartość zobowiązania podatkowego (bądź nadwyżki podatku naliczonego nad należnym) za dany okres rozliczeniowy, podatnicy na koniec tego okresu rozliczeniowego odpowiednio sumują dane wykazane w ewidencji i "przenoszą" określone wartości do deklaracji dla podatku od towarów i usług.

Przy sporządzaniu deklaracji VAT należy jednak pamiętać, że w kwestii zaokrągleń wykazywanych wartości zastosowanie mają przepisy Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 63 § 1 tej ustawy, m.in. podstawę opodatkowania i kwotę podatku (z pewnymi zastrzeżeniami, które nie mają tu zastosowania) zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych.

Przykład

Podatnik w ewidencji sprzedaży za kwiecień 2013 r. wykazał sprzedaż opodatkowaną 8% stawką VAT w wysokości netto 15.398,23 zł oraz VAT należny w wysokości 1.231,86 zł.

Stosując zasady zaokrąglania kwot określone w Ordynacji podatkowej, w deklaracji VAT-7 za ten miesiąc spółka powinna wykazać wartość netto sprzedaży w wysokości 15.398 zł, oraz podatek VAT w kwocie 1.232 zł.

Aby podatnicy nie mieli żadnych wątpliwości co do prawidłowości wypełnianych przez nich poszczególnych pozycji deklaracji, w objaśnieniach ogólnych do deklaracji VAT-7, VAT-7K i VAT-7D stanowiących załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 marca 2013 r. w sprawie wzorów deklaracji dla podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 394), wskazany został - tak samo jak w art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej - sposób zaokrąglania kwot z poszczególnych pozycji deklaracji.

Ponieważ do deklaracji VAT podatnik przenosi kwoty wykazane w ewidencji po ich zaokrągleniu do pełnych złotych, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, może się zdarzyć sytuacja, że zaokrąglona (do pełnego złotego) kwota podstawy opodatkowania wykazana w rejestrze VAT, przemnożona przez stawkę podatku, będzie różniła się o 1 zł od kwoty podatku wykazanego w ewidencji (po zaokrągleniu).

Należy jednak pamiętać, że do deklaracji VAT podatnik powinien przenieść dane liczbowe wynikające z podsumowania ewidencji prowadzonych na potrzeby VAT, których podstawę opodatkowania i kwotę VAT zaokrągla się zgodnie z Ordynacją podatkową.

W takiej sytuacji, aby uniknąć konieczności ewentualnego wyjaśniania niezgodności z organem podatkowym podatnicy mogą w deklaracji zamieścić dodatkową informację, że podane w niej kwoty są zgodne z prowadzoną ewidencją. Na jej podstawie urząd skarbowy zaakceptuje zadeklarowane kwoty, bez żądania dodatkowych wyjaśnień na temat zaistniałej różnicy.

3. Czy odsetki od zaległości podlegają zaokrągleniu?

Podatnik, który nieterminowo reguluje zobowiązania podatkowe naraża się na konsekwencje finansowe w postaci konieczności zapłaty odsetek od tych zaległości. Wpłacane przez podatników odsetki także - podobnie jak kwoty podatku - podlegają zaokrągleniu. Zastosowanie w tym przypadku znajduje przepis art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej, stanowiący o zaokrąglaniu odsetek za zwłokę do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy - podwyższa się do pełnych złotych, natomiast końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się.

Przykład

W deklaracji VAT-7 za grudzień 2012 r. podatnik zaniżył kwotę zobowiązania podatkowego. W kwietniu 2013 r. uregulował zaległość podatkową i obliczył, że powinien uiścić odsetki od tej zaległości w wysokości 4.256,65 zł. Odsetki należy zaokrąglić w górę do pełnych złotych, co oznacza, że podatnik powinien wpłacić na rachunek urzędu skarbowego kwotę 4.257 zł.