Dobrowolny KSeF przy świadczeniu usług księgowych

Prowadzę biuro rachunkowe. Z tytułu świadczonych usług księgowych wystawiam faktury za dany miesiąc ostatniego dnia każdego miesiąca (obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 3 ustawy o VAT). Obecnie zamierzam dobrowolnie (za zgodą nabywcy) wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Czy wystawianie e-faktur wpłynie na termin ich wystawiania i moment ujęcia w JPK_V7M?

Zgodnie z ogólną zasadą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi. Ustawodawca wskazuje jednak pewne wyjątki od tej zasady.

Jak wynika bowiem z art. 19a ust. 3 ustawy o VAT, usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi.

Jednocześnie należy mieć na uwadze, że ww. przepis art. 19a ust. 3 ustawy o VAT stosuje się również odpowiednio do dostawy towarów, z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT i art. 7a ust. 1 i 2 ustawy o VAT, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika.

Usługi księgowe, świadczone przez biura rachunkowe, są zazwyczaj wykonywane nieprzerwanie przez czas trwania umowy. W przypadku takich usług, jednoznacznie można określić jedynie moment rozpoczęcia ich świadczenia. Moment zakończenia takiej usługi zazwyczaj nie jest z góry określony, lecz jest on wyznaczony przez datę obowiązywania umowy między kontrahentami. W związku z tym, gdy w umowie o świadczenie usług księgowych zostaną określone następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń (a tak jest w praktyce zazwyczaj), to ww. usługę można uznać za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia. Mogą to być np. miesięczne okresy rozliczeniowe.

Przykład

W grudniu 2023 r. biuro rachunkowe zawarło z klientem umowę o świadczenie usług księgowych od stycznia br. Strony ustaliły w umowie, że usługi te będą rozliczane w miesięcznych okresach rozliczeniowych, obejmujących miesiące kalendarzowe, natomiast płatność będzie następowała do 10-go dnia następnego miesiąca.

W tej sytuacji dniem wykonania usługi księgowej jest ostatni dzień przyjętego okresu rozliczeniowego, tj. odpowiednio: 31 stycznia br., 29 lutego br., itd. W tych też dniach powstanie obowiązek podatkowy w VAT (zapłata za ww. usługę następuje w późniejszym terminie).

Fakturę dokumentującą usługę księgową wystawia się w oparciu o zasady ogólne. Oznacza to, że taka faktura powinna być wystawiona:

nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę,
nie wcześniej niż 60. dnia przed wykonaniem usługi.

Jeżeli strony ustaliły dla usługi księgowej następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, fakturę można wystawić dowolnie wcześniej, jeśli będzie ona zawierała informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy (art. 106i ust. 8 ustawy o VAT).

Natomiast, jeżeli przed wykonaniem usługi podatnik (biuro rachunkowe) otrzyma część lub całość zapłaty, wówczas trzeba wystawić fakturę nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym tę zapłatę otrzymano. Przy czym, jak stanowi art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktura nie może być wystawiona wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem, przed wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Co jest istotne, stosowanie fakultatywnego fakturowania przy użyciu KSeF nie wpływa na zmianę terminu wystawiania faktur.

Warto nadmienić, że z broszury informacyjnej dotyczącej struktury FA(2), jak również z odpowiedzi MF dotyczących KSeF, wynika, że pole P_1 dotyczące daty wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT jest polem obowiązkowym, które musi zostać wypełnione aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF.

W myśl art. 106na ust. 1 ustawy fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (niezależnie od późniejszego jej przetworzenia).

Reasumując

Odnosząc powyższe do zadanego pytania uznać należy, że jeśli obowiązek podatkowy z tytułu wykonanej usługi powstał 31 stycznia 2024 r., w polu P_1 podatnik wpisze również 31 stycznia 2024 r., zaś fakturę przykładowo przesłał do KSeF w dniu 5 lutego br., to zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy uznaje się, że faktura została wystawiona w dniu 5 lutego 2024 r.

Nie zmienia to jednak faktu, że w przypadku usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych, datą powstania obowiązku podatkowego, jak wynika z pytania jest ostatni dzień danego miesiąca, co oznacza, że nie ma tu znaczenia data wystawienia faktury. Sprzedaż taka powinna być rozliczana w JPK_VAT z deklaracją w momencie powstania obowiązku podatkowego w VAT.