Duplikat faktury - odliczenie VAT i ujęcie w JPK_VAT

Jestem czynnym podatnikiem VAT i rozliczam VAT miesięcznie. Otrzymałam duplikat faktury zakupu, która nigdy do mnie nie dotarła (duplikat wystawiony/otrzymany w sierpniu 2025 r., oryginał faktury wystawiony w grudniu 2024 r.). Kiedy mogę odliczyć VAT i czy w ewidencji JPK_VAT powinnam wpisać datę otrzymania duplikatu?

W sytuacji opisanej w pytaniu podatnik może odliczyć VAT wynikający z duplikatu faktury w rozliczeniu za sierpień 2025 r. (lub kolejne 3 miesiące), pod warunkiem uregulowania zapłaty.

Zasady odliczania VAT z duplikatu faktury

Czynny podatnik VAT ma prawo odliczyć VAT do zakupu towarów/usług w zakresie, w jakim są one wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (z zastrzeżeniami wskazanymi w art. 88 ustawy o VAT). Prawo do odliczenia VAT przysługuje zaś, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę. Pomijamy wskazane w ustawie o VAT szczególne terminy odliczania VAT dla niektórych czynności, gdyż pytanie nie dotyczy tej kwestii.

Jeżeli podatnik nie odliczył VAT w ww. podstawowym terminie, może tego dokonać w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika rozliczającego VAT kwartalnie - w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Jeżeli zaś nie dotrzyma także tych terminów, wówczas może odliczyć VAT przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:

1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego albo

2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika rozliczającego VAT kwartalnie za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego

- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia VAT (a w niektórych przypadkach nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstało prawo do odliczenia VAT).

Podatnik ma prawo do odliczenia VAT na podstawie faktury lub na podstawie duplikatu faktury wystawionego w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie.

Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury zależy od okoliczności jego wystawienia, czyli od tego, czy nabywca otrzymał pierwotną fakturę, która następnie zaginęła lub uległa zniszczeniu, czy też w ogóle jej nie otrzymał. Jeżeli nabywca dokonał odliczenia VAT z otrzymanej faktury pierwotnej, która następnie zaginęła, wówczas duplikat stanowi jedynie potwierdzenie przysługującego mu prawa do odliczenia VAT. Natomiast w sytuacji, gdy nabywca nie otrzymał pierwotnej faktury, duplikat traktowany jest analogicznie jak oryginał faktury.

W sytuacji opisanej w pytaniu podatnik nie otrzymał faktury pierwotnej i dlatego nie odliczył wynikającego z niej VAT. Tym samym prawo do odliczenia VAT przysługuje mu w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał duplikat faktury (w rozliczeniu za sierpień 2025 r.) lub za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych. Warunkiem odliczenia VAT jest jednak związek zakupu z czynnościami opodatkowanymi VAT oraz brak przesłanek wykluczających prawo do odliczenia VAT. Zaznaczamy jednak, że jeśli upłynęło 90 dni od terminu zapłaty, w świetle przepisów dotyczących ulgi na złe długi (patrz: art. 89b ustawy o VAT) odliczenie VAT będzie możliwe nie wcześniej, niż nastąpi uregulowanie zobowiązania.

Ujęcie duplikatu faktury w JPK_VAT

Zgodnie z § 11 ust. 3 pkt 1 lit. a) i ust. 4 pkt 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.), ewidencja w zakresie rozliczenia podatku naliczonego zawiera m.in. dane wynikające z faktur lub innych dokumentów będących podstawą odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Dane te obejmują m.in. datę wystawienia faktury/dokumentu, datę wpływu faktury/dokumentu.

Z broszury informacyjnej dotyczącej struktury JPK_VAT z deklaracją wynika, że w polu:

"DataZakupu" podaje się datę wystawienia dokumentu, odpowiednio faktury lub faktury korygującej, dokumentu, zgłoszenia celnego, rozliczenia zamknięcia, deklaracji importowej lub decyzji,
"DataWplywu" podaje się datę wpływu dowodu zakupu, o ile jest inna niż "DataZakupu"; w przypadku tożsamej daty zakupu i daty wpływu - pole pozostaje puste.

Biorąc powyższe pod uwagę należy uznać, że skoro podatnik nie otrzymał pierwotnej faktury i podatek naliczony odliczany jest z duplikatu faktury, to w ewidencji JPK_VAT (w części dotyczącej podatku naliczonego) w polu "DataZakupu" podatnik (nabywca) powinien wpisać datę wystawienia duplikatu faktury. Jeśli data ta jest tożsama z datą wpływu duplikatu, to pole "DataWplywu" należy pozostawić puste.