Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 28 (891) z dnia 1.10.2015

Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury

Kupiłem towar - ponieważ nie mam faktury, wystąpiłem do sprzedawcy o wystawienie duplikatu. Taki dokument otrzymałem. Kiedy mogę odliczyć VAT z tego duplikatu, skoro od zakupu towaru minęło kilka miesięcy? Czy muszę skorygować deklarację VAT za okres, w którym dokonano tego zakupu?

W przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca (lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia) wystawia ponownie fakturę. Taka "ponowna" faktura nazywana jest duplikatem i tak musi być oznaczona (musi zawierać wyraz "DUPLIKAT"). Dodatkowo, na duplikacie faktury należy podać datę wystawienia tego dokumentu. Tak wynika z art. 106l ustawy o VAT.

W praktyce sprzedawca wystawia duplikat faktury zazwyczaj na wniosek nabywcy.

Przepisy nie odnoszą się w sposób szczególny do terminu odliczania VAT z duplikatu faktury. Należy tu zatem stosować zasadę ogólną. Odliczenia VAT można zatem dokonać w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy (usługodawcy) powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli podatnik nie odliczył VAT w ww. terminie, może tego dokonać w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych albo poprzez korektę deklaracji VAT (taką korektę można złożyć nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia, a w niektórych przypadkach - w terminie 5 lat, licząc od końca roku, o którym mowa wyżej - por. art. 86 ust. 13 i 13a ustawy o VAT). Dla niektórych czynności ustawodawca przewidział wprawdzie szczególne terminy odliczenia, ale zakładamy, że nie mają one tu zastosowania.

Początkowo (po wprowadzeniu ww. regulacji, tj. od 1 stycznia 2014 r.) były wątpliwości, w jakim terminie można odliczać VAT z faktur (duplikatów faktur) otrzymanych z dużym opóźnieniem. Czy w tym przypadku:

1) można odliczyć VAT w miesiącu/kwartale otrzymania faktury/duplikatu faktury (ewentualnie w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych lub poprzez korektę deklaracji VAT za ten okres), czy też

2) trzeba się cofnąć do okresu powstania obowiązku podatkowego (w uproszczeniu - do miesiąca zakupu towaru lub usługi) i odliczyć VAT poprzez korektę deklaracji VAT za ten okres?

WAŻNE: Organy podatkowe wyjaśniają, że pierwszym miesiącem (kwartałem), w którym można odliczyć VAT jest miesiąc (kwartał), w którym zostały spełnione łącznie dwa warunki:

1) powstał obowiązek podatkowy,

2) podatnik otrzymał fakturę.

W związku z powyższym należałoby przyjąć, że skoro obowiązek podatkowy u sprzedawcy już powstał, odliczenia VAT z faktury otrzymanej z opóźnieniem (duplikatu faktury) podatnik może dokonać najwcześniej w miesiącu (kwartale) otrzymania tego dokumentu. Znajduje to potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 kwietnia 2015 r., nr IBPP2/4512-35/15/ICz, czy Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 1 kwietnia 2015 r., nr IPPP1/4512-216/15-2/RK. W tej pierwszej interpretacji czytamy:

"(...) co do zasady, okres rozliczeniowy, w którym podatnik może skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest warunkowany przez łączne wystąpienie dwóch przesłanek, tj. powstanie obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy i otrzymanie przez nabywcę stosownego dokumentu (tj. duplikatów faktur). W sytuacji opisanej we wniosku, te kumulatywne przesłanki zrealizowały się dopiero z momentem otrzymania przez Wnioskodawcę duplikatów faktur, tj. w grudniu 2014 r. (...)"

UWAGA! Nieco inaczej rozliczane są duplikaty faktur w sytuacji, gdy faktura pierwotna dotarła do nabywcy, ale została przez niego zagubiona lub zniszczona. W takim przypadku za datę "otrzymania" faktury należy przyjąć datę otrzymania faktury pierwotnej i w tym miesiącu/kwartale (lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych) podatnik może odliczyć VAT z tej faktury. Data otrzymania duplikatu nie ma w tym przypadku znaczenia. Tak też uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 24 września 2014 r., nr ILPP4/443-311/14-4/BA. Czytamy w niej:

"(...) duplikaty faktur, co do zasady, stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego, jednak - w przypadku gdy podatnik otrzymał faktury "pierwotne" - w terminach określonych w art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy. Ponieważ tylko w sytuacji, gdy dany podatnik nie otrzymałby faktur "pierwotnych", byłby uprawniony do odliczenia podatku naliczonego z wystawionych duplikatów w terminie ich otrzymania (przy założeniu, że doszłoby do faktycznego nabycia towarów i usług oraz powstałby obowiązek podatkowy w odniesieniu do tych transakcji). (...)"

Jeżeli zatem podatnik wystąpił o wystawienie duplikatu faktury, gdyż zgubił fakturę pierwotną, niekiedy odliczenie VAT będzie mogło być zrealizowane wyłącznie poprzez korektę deklaracji VAT. Oczywiście pomijamy tu kwestię dowodową związaną z ustaleniem, czy podatnik faktycznie otrzymał fakturę pierwotną, czy nie.