Stosowanie kosztów uzyskania przychodów zatrudnionym osobom przebywającym na urlopie bezpłatnym

Zakład pracy jako płatnik jest obowiązany obliczać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskały od niego przychody ze stosunku pracy i zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego (art. 31 updof). Dokonując obliczenia zaliczek, obowiązany jest stosować m.in. koszty uzyskania przychodów. Podstawowe koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy wynoszą 111,25 zł miesięcznie i przysługują z mocy prawa - w związku z uzyskaniem przychodu ze stosunku pracy. Natomiast podwyższone koszty uzyskania przychodów w kwocie 139,06 zł miesięcznie są stosowane po złożeniu przez pracownika oświadczenia, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

1) Pracownik przez cały wrzesień 2019 r. będzie przebywał na urlopie bezpłatnym. W miesiącu tym nie otrzyma wynagrodzenia, ale wypłacimy mu premię za bardzo dobre wyniki w pracy w pierwszym półroczu 2019 r. Czy opodatkowując premię, powinniśmy zastosować koszty uzyskania przychodów?

Przy opodatkowaniu premii pracodawca powinien zastosować koszty uzyskania przychodów.

Warunkiem uwzględnienia kosztów uzyskania przychodów przy obliczaniu zaliczki na podatek jest uzyskanie przez pracownika należności stanowiącej przychód ze stosunku pracy. Przy czym nie musi to być wyłącznie wynagrodzenie za pracę. Dla stosowania kosztów bez znaczenia jest fakt, że pracownik faktycznie nie świadczył pracy w danym miesiącu. Istotne jest, aby osiągnął w tym miesiącu przychód kwalifikowany do przychodów ze stosunku pracy. W tym przypadku jest nim premia, o której mowa w pytaniu.

Jeżeli więc pracownik we wrześniu 2019 r. otrzyma premię za bardzo dobre wyniki w pracy, to premia ta stanowi przychód ze stosunku pracy i przy jej opodatkowaniu należy zastosować koszty uzyskania przychodów.

2) Pracownik we wrześniu 2019 r. przepracuje tylko trzy dni. Przez pozostałe dni będzie przebywał na urlopie bezpłatnym. Czy opodatkowując mu wynagrodzenie w tym miesiącu, koszty uzyskania przychodów powinniśmy ustalić proporcjonalnie do dni świadczenia przez niego pracy?

Kosztów uzyskania przychodów nie ustala się proporcjonalnie do dni świadczenia pracy przez pracownika.

Pracownikowi świadczącemu pracę przez trzy dni miesiąca przysługują koszty uzyskania przychodów w wysokości odpowiednio 111,25 zł lub 139,06 zł. Pracowniczych kosztów uzyskania przychodów nie ustala się w wysokości proporcjonalnej do dni świadczenia pracy.

Jedynie w przypadku gdy w danym miesiącu przychód ze stosunku pracy jest niższy niż określona ustawowo miesięczna kwota kosztów uzyskania przychodów, pracodawca obliczając zaliczkę na podatek dochodowy, powinien uwzględnić koszty do wysokości tego przychodu.

3) Pracownik przez cały wrzesień 2019 r. będzie przebywał na urlopie bezpłatnym. W tym miesiącu wypłacimy mu jedynie zasiłek chorobowy należny za sierpień br. Czy obliczając od niego zaliczkę na podatek, powinniśmy zastosować koszty uzyskania przychodów?

Obliczając zaliczkę na podatek od zasiłku chorobowego, pracodawca nie powinien stosować kosztów uzyskania przychodów.

Pracownicze koszty uzyskania przychodów nie mają zastosowania do wypłacanych przez pracodawcę zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, np. zasiłków chorobowych czy macierzyńskich, gdyż stanowią one przychody z innych źródeł wymienione w art. 20 ust. 1 i 2 updof, a nie przychody ze stosunku pracy. Tym samym, jeżeli zasiłek chorobowy jest jedyną należnością wypłaconą pracownikowi w danym miesiącu, to pracodawca obliczając od kwoty zasiłku zaliczkę na podatek, nie powinien stosować kosztów uzyskania przychodów.