Czy pracodawca powinien skorygować PIT-11, gdy zastosował pracownikowi błędne koszty uzyskania przychodu?

Pracodawca sporządził i przekazał pracownikom PIT-11 za 2024 r. W trakcie weryfikacji dokumentów zorientował się, że w 2024 r. stosował pracownikowi błędne koszty uzyskania przychodów (zamiast podwyższonych stosował podstawowe koszty). Czy pracodawca powinien skorygować informację PIT-11?

Pracodawca nie powinien korygować informacji PIT-11 w związku z zastosowaniem pracownikowi błędnych kosztów uzyskania przychodu.

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów m.in. przychody ze stosunku pracy (art. 32 ust. 1 ustawy o PDOF).

Płatnik jest zobowiązany do poboru w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od dochodu pracownika, ustalonego zgodnie z ustawą o PDOF. W myśl art. 32 ust. 4 tej ustawy, za dochód ten uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody m.in. ze stosunku pracy, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 (tj. zryczałtowanych podstawowych albo podwyższonych kosztów pracowniczych) lub ust. 9 pkt 1-3 (tj. m.in. 50% kosztów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich lub rozporządzania przez nich tymi prawami) oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne.

Pobrane pracownikowi w ciągu roku zaliczki na podatek pracodawca - jako płatnik - po zakończeniu roku wykazuje w informacji PIT-11. W informacji tej pracodawca wykazuje również m.in. uzyskane przez pracownika przychody ze stosunku pracy czy zastosowane koszty uzyskania przychodów.

]

Wzór informacji PIT-11 dostępny w programie DRUKI Gofin w dziale Podatek dochodowy

Informację PIT-11 płatnik przesyła do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, natomiast podatnikowi przekazuje ją do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. W przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przed upływem wskazanych terminów, informację tę należy przekazać do urzędu skarbowego i podatnikowi w terminie do dnia zaprzestania tej działalności.

Informacje PIT-11 za 2024 r. płatnicy przekazują podatnikom w terminie do 28 lutego 2025 r.

W myśl art. 81 § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację. Skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji.

Odnosząc się do ww. regulacji organy podatkowe wyjaśniają, że korekta deklaracji (w tym m.in. informacji) ma na celu poprawienie błędu, który został popełniony przy poprzednim jej sporządzeniu i może dotyczyć każdej jej pozycji, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Może ona dotyczyć więc m.in. błędów rachunkowych, oczywistych omyłek, a także gdy wypełniono ją niezgodnie z wymaganiami lub istnieją wątpliwości co do prawidłowości danych w niej zawartych. Tak wskazał m.in. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 15 maja 2024 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.169.2024.3.IR.

Dyrektor KIS w ww. interpretacji wyjaśnił jednocześnie, że:

"(...) Informacje i deklaracje podatkowe, w tym PIT-11, służą do odwzorowania zaistniałego w trakcie roku podatkowego stanu faktycznego, a nie do jego kreowania. Zatem w informacji PIT-11 składanej za dany rok podatkowy płatnik winien wykazać między innymi takie kwoty zaliczek na podatek dochodowy, które odzwierciedlają jego działania jako płatnika, tzn. kwoty faktycznie pobrane w tym roku podatkowym. (...)"

Tak samo uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 24 marca 2020 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.278.2020.1.DJ. Organ ten w ww. interpretacji odniósł się również do kwestii korekty informacji PIT-11 w sytuacji zastosowania przez pracodawcę błędnych kosztów uzyskania przychodu w trakcie roku podatkowego. Jak w niej czytamy:

"(...) gdy z jakiegoś powodu (w tym w wyniku błędu płatnika np. z przyczyn technicznych - co ma miejsce w analizowanej sprawie) przy poborze zaliczek na podatek zostały uwzględnione koszty uzyskania przychodów niższe niż te, które pracownikowi przysługują, w PIT-11 należy wykazać jedynie te zaniżone koszty uzyskania przychodów. Należy jednak zaznaczyć, że płatnik powinien poinformować pracownika o wszelkich nieprawidłowościach w tym zakresie i wskazać, jakie koszty uzyskania przychodów pracownik może wykazać w deklaracji rocznej (...). Mając powyższe na względzie należy stwierdzić, że na gruncie przedstawionego stanu faktycznego na Wnioskodawcy nie ciąży obowiązek dokonania korekt informacji PIT-11 (...). Wystawione informacje PIT-11 powinny bowiem odzwierciedlać zaistniały (...) stan faktyczny, a więc wysokość pobranych przez płatnika - Wnioskodawcę - zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, w związku z czym brak jest podstaw prawnych do ich korygowania. (...)"

W świetle powyższego należy stwierdzić, że naliczone i pobrane w trakcie roku podatkowego zaliczki na podatek nie podlegają korekcie. W efekcie korekcie takiej nie podlegają również koszty uzyskania przychodów zastosowane do obliczenia ww. zaliczek. Płatnik nie powinien zatem korygować w tym zakresie informacji PIT-11. Powinien w niej wykazać faktycznie zastosowane koszty uzyskania przychodów i pobrane zaliczki na podatek dochodowy. Jednocześnie powinien on poinformować pracownika o tym fakcie w celu zastosowania przez niego właściwych kosztów uzyskania przychodów w zeznaniu podatkowym.

Podatnik (tu: pracownik) w zeznaniu rocznym wykaże koszty uzyskania przychodu takie, do jakich ma (miał) prawo. W omawianej sprawie, co do zasady, powinno to skutkować powstaniem nadpłaty podatku u pracownika.