Nadpłacony zasiłek chorobowy a koszty

Spółka z o.o. przez pomyłkę nadpłaciła pracownikowi zasiłek chorobowy. Pracownik nie zwrócił tego zasiłku, wobec czego spółka naliczyła od niego zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. W ZUS dokonała korekty dokumentów rozliczeniowych i zwróciła nadpłacony zasiłek. Czy nadpłacony pracownikowi zasiłek chorobowy spółka może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów?

Naszym zdaniem, w przedstawionej sytuacji, spółka nie może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów kwoty nadpłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego.

Z pytania wynika, że spółka z o.o. jest upoważniona do wypłaty zasiłków chorobowych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1133). Wobec tego na spółce ciąży obowiązek prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i jego wysokości. Stosownie zaś do regulacji zawartych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.), kwotę wypłaconych zasiłków chorobowych pracodawca rozlicza w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, z wyjątkiem zasiłków, które zostały wypłacone przez płatnika bezpodstawnie (art. 46 ust. 2 tej ustawy).

W rozpatrywanym stanie faktycznym spółka (pracodawca) przez pomyłkę nadpłaciła pracownikowi zasiłek chorobowy. Miała zatem miejsce bezpodstawna wypłata zasiłku chorobowego, o której mowa w powołanym art. 46 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Ponieważ nadpłata zasiłku chorobowego nastąpiła z winy pracodawcy, to na nim ciąży obowiązek zwrotu nadpłaconej kwoty. Pracodawca, aby wywiązać się z tego obowiązku, powinien złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych ZUS, w których rozliczy tylko prawidłową kwotę zasiłku. W wyniku dokonanej korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS powstaje niedopłata składek na ubezpieczenia społeczne, którą pracodawca powinien uregulować wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę.

Przechodząc na grunt przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych, należy zauważyć, że stosownie do definicji sformułowanej w art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

W świetle tej definicji przyjmuje się, że generalnie wydatki związane z zatrudnianiem pracowników można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te muszą być jednak funkcjonalnie związane z prowadzoną przez firmę działalnością gospodarczą, racjonalne z obiektywnego punktu widzenia oraz posiadać ekonomiczne uzasadnienie. Tak więc, nie każde świadczenie na rzecz pracownika, które stanowi u niego przychód, może być zaliczone przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów. Kwestia ta zawsze wymaga indywidualnej oceny na tle konkretnego stanu faktycznego.

Wypłacane przez pracodawcę zasiłki z ubezpieczenia społecznego, co do zasady, zalicza się do kosztów podatkowych. Wynika to wprost z art. 15 ust. 4g updop. Niemniej jednak, naszym zdaniem, w przedstawionej sytuacji wydatek poniesiony przez spółkę (pracodawcę) na skutek błędu polegającego na wypłacie pracownikowi zasiłku chorobowego w zawyżonej kwocie - nie spełnia przesłanek określonych w ogólnej definicji kosztów podatkowych. Trudno bowiem uznać, że omawiany wydatek był celowym działaniem spółki nakierowanym na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu. Nie jest on również racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

W konsekwencji - w naszej ocenie - spółka nie może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów kwoty nadpłaconego pracownikowi zasiłku.