Dokumentowanie skupu palet od ludności

Podatnik w celu udokumentowania skupu uszkodzonych palet drewnianych od osób niebędących przedsiębiorcami, sporządza na tę okoliczność dowód wewnętrzny. Czy postępuje prawidłowo? Palety, po ich naprawieniu, są odsprzedawane w ramach prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej rozliczanej na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Tak, w tym przypadku ponoszone wydatki mogą być dokumentowane dowodami wewnętrznymi.

W sytuacji opisanej w pytaniu drewniane palety skupowane od ludności stanowią odpady poużytkowe, które nie nadają się do dalszej odsprzedaży bez ich naprawy. Aby wydatki poniesione na nabycie tych palet mogły zostać uznane w działalności podatnika za koszty uzyskania przychodów i zaewidencjonowane w podatkowej księdze, muszą być prawidłowo udokumentowane.

Dowody księgowe, na podstawie których można dokonywać zapisów w podatkowej księdze, są wymienione w § 12 ust. 3, § 13 oraz 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037). W świetle tych przepisów, za dowody księgowe uważa się m.in. faktury, rachunki, dowody opłat, a także dowody wewnętrzne.

W przypadku tej ostatniej kategorii dowodów istotne jest, że mogą one być sporządzane na potrzeby udokumentowania w podatkowej księdze zapisów dotyczących ściśle określonych kosztów (wydatków). Sytuacje, w których sporządza się dowody wewnętrzne wyszczególnione są w § 14 ust. 2 rozporządzenia. Z uregulowań zawartych w pkt 6 tego przepisu wynika, że dowody wewnętrzne mogą dotyczyć zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Mając na uwadze, że palety nabywane przez podatnika stanowią odpad poużytkowy, a ich zakupu dokonuje on od osób nieprowadzących działalności gospodarczej, należy uznać, że spełnione są warunki uprawniające do udokumentowania ponoszonych wydatków dowodem wewnętrznym. Na potwierdzenie tego stanowiska można przywołać interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 22 lipca 2015 r., nr IBPB-1-1/4511-103/15/WRz. Zatem, wystawiając dowody wewnętrzne na potwierdzenie poniesienia wydatków, o których mowa w pytaniu, podatnik postępuje prawidłowo.

Należy zaznaczyć, że zgodnie z wymogami określonymi w § 14 ust. 1 rozporządzenia, dowody wewnętrzne powinny:

być sporządzone przez osobę, która bezpośrednio dokonała wydatku,
być opatrzone datą i podpisem takiej osoby,
zawierać przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość.

Na podstawie dowodów wewnętrznych spełniających te wymogi podatnik może wydatki związane z zakupem palet wpisywać w podatkowej księdze w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu".