Przegląd Podatku Dochodowego nr 1 (337) z dnia 1.01.2013

Ustalanie zaliczek na podatek przy dwóch umowach o pracę z tym samym pracownikiem

Zatrudniamy pracownika na podstawie dwóch umów o pracę. Wynagrodzenie wynikające z pierwszej umowy płatne jest do 10 dnia miesiąca następnego, a z drugiej - ostatniego dnia roboczego danego miesiąca. Czy w tej sytuacji ustalając zaliczki na podatek, możemy zastosować podstawowe koszty uzyskania przychodów oraz kwotę zmniejszającą podatek w podwójnej wysokości?

W związku z tym, że wypłaty wynagrodzeń są dokonywane w różnych terminach danego miesiąca, każdą kolejną wypłatę pracodawca powinien rozliczać narastająco. Koszty uzyskania przychodów przysługują wówczas pracownikowi w podwójnej wysokości, a kwota zmniejszająca podatek - w pojedynczej.

Zakłady pracy, czyli osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające pracowników, jako płatnicy, mają obowiązek obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od nich m.in. przychody ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy. Zasady obliczania zaliczki na podatek od przychodów ze stosunku pracy określa art. 32 updof.

Koszty uzyskania przychodów przysługują pracownikowi w każdym miesiącu, z każdego stosunku pracy, pod warunkiem, że w danym miesiącu pracownik uzyskał przychód ze stosunku pracy.

Miesięczne koszty uzyskania przychodów wynoszą w 2013 r. 111,25 zł lub 139,06 zł, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Jeżeli podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy, koszty te za rok podatkowy nie mogą przekroczyć łącznie 2.002,05 zł lub w przypadku kosztów podwyższonych 2.502,56 zł. Przy czym pracodawca nie ogranicza kosztów w trakcie roku do przysługującego limitu rocznego. Ograniczenia tych kosztów za rok podatkowy należy dokonać w rozliczeniu rocznym.

W wyniku zawarcia dwóch umów o pracę z jednym pracownikiem powstały dwa stosunki pracy z tym pracownikiem i w związku z tym pracodawca powinien stosować koszty uzyskania przychodów z tytułu każdego stosunku pracy. W omawianym przypadku - w podwójnej wysokości, tj. 222,50 zł.

Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby pracodawca uwzględnił podwyższone koszty uzyskania przychodów z tytułu każdego stosunku pracy, tj. 278,12 zł - jeżeli pracownik spełnia warunki do ich zastosowania i złoży w tej kwestii stosowne oświadczenie.

Zaznaczamy, że do zastosowania kosztów pracowniczych (podstawowych i podwyższonych) nie ma znaczenia wielkość etatu, na jaki zatrudniony jest pracownik. Pracownikowi zatrudnionemu na część etatu (np. 1/2 lub 3/4) lub w trakcie miesiąca (np. od 20 dnia danego miesiąca) koszty także przysługują w pełnej wysokości.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy wynagrodzenie ze stosunku pracy za dany miesiąc jest niższe niż przysługujące za ten miesiąc koszty uzyskania przychodów. Wówczas przy obliczaniu zaliczki na podatek koszty uzyskania przychodów uwzględnia się tylko do wysokości przychodu ze stosunku pracy uzyskanego w danym miesiącu. Nie oznacza to jednak, że w pozostałej części koszty te "przepadają". W pełnej wysokości mogą być bowiem uwzględnione przez płatnika w PIT-40 lub zeznaniu składanym przez podatnika.

Obliczoną zaliczkę na podatek zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej. W 2013 r. kwota ta wynosi 46,33 zł. Jednak aby wspomniane zmniejszenie można było zastosować, pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym powinien złożyć zakładowi pracy oświadczenie PIT-2.

Jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złożył zakładowi pracy wymienione oświadczenie przy jednej umowie o pracę, to już go upoważnił do stosowania tej kwoty i nie może takiego upoważnienia dokonać ponownie przy drugiej umowie o pracę. Tak więc płatnik powinien stosować kwotę zmniejszającą podatek w pojedynczej wysokości.

Każda wypłata wynagrodzenia pracownikowi niesie za sobą obowiązek obliczenia zaliczki na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne. Aby prawidłowo wyliczyć miesięczne obciążenia podatkowo-składkowe, pracodawca powinien każdą kolejną wypłatę rozliczać narastająco w danym miesiącu, tj. łącznie z wypłatami wcześniejszymi. Rozliczenie ostatniej wypłaty będzie wówczas korektą wcześniejszych rozliczeń i wykaże ostateczną kwotę zaliczki na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego oraz kwoty składek ZUS przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.