Wypłata zasiłków w związku z COVID-19 a stosowanie kosztów uzyskania przychodów

Z uwagi na COVID-19 wypłaciliśmy zasiłek chorobowy pracownikowi przebywającemu na kwarantannie. Czy opodatkowując ten zasiłek, prawidłowo postąpiliśmy, nie stosując kosztów uzyskania przychodów?

Zakład pracy postąpił prawidłowo. Kosztów uzyskania przychodów nie stosuje się w odniesieniu do zasiłku chorobowego dla pracownika przebywającego na kwarantannie.

Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z 2019 r. poz. 1239 ze zm.), państwowy powiatowy inspektor sanitarny lub państwowy graniczny inspektor sanitarny może wydać decyzję o poddaniu kwarantannie osoby przebywającej na terytorium RP, jeśli jest ona zakażona lub chora na chorobę zakaźną albo podejrzana o zakażenie lub chorobę zakaźną, lub miała styczność ze źródłem biologicznego czynnika chorobotwórczego. Taka decyzja, stosownie do art. 6 ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2020 r. poz. 870), stanowi podstawę do wypłaty świadczeń chorobowych na ogólnych zasadach.

Oznacza to, że pracownikowi za czas nieobecności w pracy z powodu kwarantanny lub izolacji przysługuje:

za pierwsze 33 (14) dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym - wynagrodzenie za czas choroby,
począwszy od 34 (15) dnia niezdolności do pracy - zasiłek chorobowy.

Świadczenia te są wypłacane odpowiednio przez płatnika składek lub ZUS.

Zasiłek chorobowy stanowi zasiłek pieniężny z ubezpieczenia społecznego, który dla celów podatkowych uważa się za przychód z innych źródeł, bez względu na to czy jest wypłacany przez zakład pracy czy organ rentowy. Tak wynika z art. 20 ust. 1 i 2 updof.

Jeżeli zasiłek z ubezpieczenia społecznego jest wypłacany przez zakład pracy, to jest on obowiązany obliczać i pobierać zaliczki na podatek dochodowy od dokonanych z tego tytułu wypłat. Zatem pracodawca pełniący rolę płatnika, zaliczkę na podatek od zasiłku chorobowego dla pracownika przebywającego na kwarantannie pobiera na zasadach określonych w art. 32 updof.

Podstawę opodatkowania stanowi dochód w rozumieniu art. 32 ust. 2 updof. W myśl tego przepisu za dochód uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu:

kosztów uzyskania przychodów oraz
potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne.

Jednak w przypadku gdy w danym miesiącu mamy do czynienia jedynie z wypłatą zasiłków z ubezpieczenia społecznego przedstawiona zasada ustalania dochodu wymaga modyfikacji m.in. w zakresie stosowania kosztów uzyskania przychodów.

Przypomnijmy, że wysokość kosztów uzyskania przychodów określona została w art. 22 ust. 2 updof. Podstawowe koszty wynoszą 250 zł miesięcznie. Natomiast koszty podwyższone 300 zł miesięcznie i stosuje się je, gdy pracownik złoży oświadczenie, że miejsce jego stałego lub czasowego zamieszkania położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i nie uzyskuje on dodatku za rozłąkę. Przy czym koszty te nie przysługują, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Przesłanką warunkującą zastosowanie kosztów jest osiągnięcie przez pracownika w danym miesiącu przychodu zaliczanego do przychodu ze stosunku pracy. Tymczasem jak wskazaliśmy wcześniej, zasiłek chorobowy dla pracowników przebywających na kwarantannie nie stanowi przychodu ze stosunku pracy. Zasiłek ten zalicza się do przychodów z innych źródeł. Taka kwalifikacja powoduje, że przy jego opodatkowywaniu nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodów.

Podkreślmy, że pracownikowi nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodów, gdy w danym miesiącu zostanie mu wypłacony wyłącznie zasiłek. Jeżeli jednak pracownik obok zasiłku otrzymał także należności stanowiące przychód ze stosunku pracy (np. wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie za czas choroby), to pracodawca przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodów w odniesieniu do wypłat stanowiących przychody ze stosunku pracy.